1. Marco Jurídico: La Ley 675 de 2001
En Colombia, la administración de edificios y conjuntos residenciales está regida por la Ley 675 de 2001. Esta norma establece una persona jurídica sin ánimo de lucro conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular.
El objetivo primordial de la copropiedad es regular los derechos y obligaciones recíprocas entre propietarios, preservar la seguridad común, asegurar la convivencia pacífica y garantizar el sostenimiento financiero y físico de las zonas comunes.
Artículo 50 — Naturaleza del Administrador
El administrador es el representante legal de la persona jurídica. Sus funciones son de ejecución, conservación, representación y recaudo. Responde civil y penalmente por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave cause a la persona jurídica o a terceros.
2. Órganos de Gobierno y sus Competencias
Toda copropiedad cuenta con una jerarquía de gobierno claramente delimitada por la ley:
- Asamblea General de Propietarios: Máximo órgano decisorio, encargado de aprobar presupuestos, estados financieros y reformas al reglamento.
- Consejo de Administración: Obligatorio en conjuntos comerciales o mixtos con más de 30 unidades, y potestativo en residenciales. Su función es fiscalizar y orientar la labor administrativa.
- Administrador / Representante Legal: Ejecutor del presupuesto, responsable directo de la seguridad física, recaudo de expensas y mantenimiento.
- Revisor Fiscal: Profesional contable independiente encargado de auditar la ejecución de los recursos.
3. Asambleas y Quórum Calificado
Uno de los momentos de mayor tensión anual son las Asambleas de Copropietarios. La Ley 675 estipula que las asambleas ordinarias deben realizarse al menos una vez al año dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.
Para sesionar se requiere un quórum deliberatorio de más de la mitad de los coeficientes de copropiedad. Para decisiones trascendentales —como la imposición de expensas extraordinarias superiores a 4 veces la cuota ordinaria o la desafectación de bienes comunes— se exige mayoría calificada del 70% de coeficientes.
Validez de Asambleas Virtuales
Desde la reglamentación del Decreto 398 de 2020 y las modificaciones vigentes, las asambleas virtuales y mixtas tienen plena validez jurídica en Colombia si se garantiza el quórum simultáneo y la trazabilidad inalterable de los votos.
4. El Desafío del Recaudo y la Cartera Morosa
El administrador debe cobrar oportunamente las expensas comunes ordinarias y extraordinarias, así como los intereses de mora autorizados por la asamblea.
Para iniciar un proceso ejecutivo de cobro judicial, el certificado expedido por el administrador —donde conste la deuda y el concepto— presta mérito ejecutivo sin necesidad de requerimiento previo.